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Die Rückzahlung der Mietkaution – Was nach einem vermeintlichen Standardprozedere klingt, ist in der Praxis oftmals mit vielen Fallstricken und langwierigen Auseinandersetzungen verbunden und kann somit leicht zu einer heiklen Angelegenheit zwischen Vermieter und Mieter werden. Um hier als Vermieter alles richtigzumachen, bedarf es einer fundierten Kenntnis der gängigen Praxis, der einschlägigen rechtlichen Regelungen sowie der relevanten Rechtsprechung. Es ist essenziell, die diesbezüglich gegenüber dem Mieter bestehenden Rechte und Pflichten genau zu kennen. In dem vorliegenden Überblick fassen wir zusammen, was Vermieter beachten sollten, wenn es um die Rückzahlung der Mietkaution an den Mieter geht.
Die grundsätzliche Verpflichtung des Vermieters zur Rückzahlung der Mietkaution an den Mieter ergibt sich bereits aus dem Umstand, dass der Vermieter niemals Eigentümer der Mietkaution wird, sondern diese stets Eigentum des Mieters bleibt. Der Mieter leistet die Kaution als Sicherheit zu Beginn des Mietverhältnisses, während der Vermieter dieses Geld über die Dauer des Mietverhältnisses lediglich treuhänderisch verwaltet. Daher gilt im Grundsatz die Regel, dass der Mieter einen Rechtsanspruch auf Rückzahlung – inklusive der im Anlagezeitraum angefallenen Zinsen – gegen den Vermieter hat, wenn das Mietverhältnis endet. Ob dieser Anspruch dann aber auch uneingeschränkt durchsetzbar ist, hängt jedoch von verschiedenen Umständen ab.
Nachdem im Grundsatz geklärt ist, wann der mieterseitige Anspruch auf Rückzahlung der Kaution entsteht, stellt sich dennoch die Frage, ob die Rückzahlung auch unmittelbar nach Beendigung des Mietverhältnisses erfolgen muss. Dies ist allerdings nicht der Fall. Vielmehr wird dem Vermieter eine Frist für die Rückzahlung der Mietkaution zugestanden, denn er soll zunächst die Möglichkeit haben, die Mietimmobilie auf Schäden und Mängel zu untersuchen, die möglicherweise vom Mieter verursacht wurden und für die dieser die Haftung übernehmen muss. Hinzu kommt in der Regel auch die noch ausstehende letzte Betriebskostenabrechnung, die häufig nicht direkt nach dem Auszug des Mieters erstellt werden kann und aus der sich noch Nachzahlungsansprüche gegen den Mieter ergeben können. In diesem Zusammenhang muss man als Vermieter wissen, dass es keine gesetzlich geregelte Frist für die Zurückbehaltung der Mietkaution gibt. In der Praxis hat es sich als indes üblich herausgestellt, hier mit einem Zeitraum von drei bis sechs Monaten nach dem Ende des Mietverhältnisses zu arbeiten. Da es letztlich aber stets auf die Umstände des jeweiligen Einzelfalls ankommt, kann sich die Frist auch auf mehr als ein Jahr ausdehnen. Relevant wird dies vor allem im Hinblick auf die Erstellung der finalen Betriebskostenabrechnung. § 556 Abs. 3 S. 2 BGB besagt, dass die Betriebskostenabrechnung spätestens nach dem Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen muss. Liegen zwischen der Rückgabe der Mietimmobilie und dem Ende des Abrechnungszeitraums auch noch einige Monate, ist man in der Summe schnell bei deutlich mehr als einem Jahr. Allerdings verlangt die Rechtsprechung, dass der Vermieter die Betriebskostenabrechnung innerhalb einer angemessenen Frist erstellt. Er muss die Betriebskostenabrechnung demnach erstellen, sobald es ihm möglich und zumutbar ist. Empfehlenswert ist es für den Vermieter daher, die Betriebskostenabrechnung sobald wie möglich nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen und die Jahresfrist des § 556 Abs.3 S. 2 BGB nicht auszuschöpfen. Voraussetzung für die Zurückbehaltung der Mietkaution ist außerdem, dass aus der Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlungsforderung gegen den Mieter zu erwarten ist und die Kaution nur in der entsprechenden Höhe zurückbehalten wird.
Im Zusammenhang mit Fristenregelungen ist insbesondere § 548 Abs. 1 BGB von großer Bedeutung für den Vermieter. Infolge dieser Regelung verjähren Ersatzansprüche gegen den Mieter sechs Monate nach Rückgabe der Mietimmobilie. Verpassen Sie als Vermieter diesen Zeitpunkt und machen erst danach Ersatzansprüche gegen den Mieter geltend, kann dieser Verjährungseinrede erheben, was wiederum zur Folge hat, dass Sie Ihren Ersatzanspruch nicht mehr durchsetzen können. Dementsprechend ist es wichtig, im Fall von Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietimmobilie die Ersatzansprüche gegen den Mieter rechtzeitig vor dem Eintritt der Verjährung zu stellen. Zu beachten ist im Zusammenhang mit der in der Praxis häufig verwendeten Barkaution aber auch § 215 BGB, wonach die Aufrechnung mit einem bereits verjährten Anspruch möglich ist, sofern dieser in dem Zeitpunkt, in dem erstmals aufgerechnet werden konnte, noch nicht verjährt war. Hat der Vermieter also nach Ablauf von sechs Monaten nach der Rückgabe der Mietimmobilie die Kaution noch nicht zurückgezahlt, kann er gegenüber dem Mieter auch mit einem dann bereits verjährten Ersatzanspruch aufrechnen. Dies ist selbst dann möglich, wenn der Vermieter die Abrechnung der Kaution über die ihm zustehende Frist von sechs Monaten nach Rückgabe der Mietimmobilie unangemessen lange hinausgezögert hat. Voraussetzung für eine solche Möglichkeit des Vermieters ist jedoch, dass der Kautionsrückzahlungsanspruch des Mieters vor dem Eintritt der Verjährung des Anspruchs des Vermieters nicht zwingend fällig, jedoch erfüllbar war.
Hier gilt der Grundsatz, dass die Rückzahlung der Mietkaution an denjenigen zu erfolgen hat, der als Mieter im Mietvertrag steht und die Mietkaution tatsächlich geleistet hat. Klar und einfach lässt sich die Rückzahlung vollziehen, wenn es nur einen (Haupt-)Mieter gibt. Gibt es indes mehrere gleichberechtigte (Mit-)Mieter, hat der Vermieter die Wahl, an welchen der Mitmieter er die Kaution zurückzahlt bzw. ob er die Kaution in entsprechenden Teilbeträgen an alle Mitmieter auszahlt. Wichtig zu wissen für Sie als Vermieter ist: Sofern es bezüglich der Rückzahlung der Mietkaution keine vertragliche Regelung gibt, können die Mitmieter keine bestimmte Zahlungsmodalität verlangen. Diese sind hinsichtlich des Kautionszahlungsanspruchs Gesamtgläubiger gemäß § 428 BGB. Folglich schuldet der Vermieter die Kautionsrückzahlung nur allen Mitmietern gemeinsam und sobald die Zahlung an einen erfolgt, gilt sie gegenüber allen als erfüllt.
Gibt es mehrere Mitmieter, so können diese ihren Anspruch auf Rückzahlung der Kaution gegenüber dem Vermieter nur gemeinschaftlich anmelden. Hingegen kann einer der Mitmieter allein weder die vollständige Rückzahlung der Kaution verlangen noch Zahlungsfristen setzen. Als Vermieter sollten Sie somit darauf achten, dass schriftliche Rückzahlungsforderungen auch von allen Mitmietern unterschrieben sind. Sollte hingegen ein Mitmieter von den anderen berechtigt worden sein, die Rückzahlung der Kaution einzufordern, sollten Sie sich als Vermieter die relevanten Nachweise (z.B. Vollmachten und Abtretungserklärungen) vorlegen lassen.
Für das Einbehalten der Mietkaution gilt der Grundsatz der Zweckbindung. Die Kaution darf ausschließlich zur Sicherung von Forderungen aus dem konkreten Mietverhältnis herangezogen werden. Mit der Kaution dürfen daher nur solche Ansprüche gegen den Mieter verrechnet werden, die sich aus dem Mietverhältnis ergeben. Eine Abweichung von diesem Grundsatz bedarf einer Vereinbarung zwischen Vermieter und Mieter, anders gesagt: der Mieter muss damit einverstanden sein, dass die von ihm geleistete Kaution mit anderen Ansprüchen, sogenannten “nicht konnexen Forderungen”, aufgerechnet werden darf. Im Fall einer solchen Vereinbarung sollten Sie als Vermieter unbedingt darauf achten, diese ausdrücklich zu treffen und schriftlich festzuhalten. Zu den typischen Fällen der teilweisen oder vollständigen Einbehaltung der Mietkaution durch den Vermieter zählen:
Die mit dem Kautionskonto in Verbindung stehenden Gebühren können regelmäßig nicht in Ansatz gebracht werden, da diese im Normalfall vom Vermieter zu tragen sind. Wichtig zu wissen ist außerdem, dass Sie als Vermieter die Kaution bzw. Teile von ihr nicht stillschweigend einbehalten dürfen, sondern dem Mieter eine schriftliche Abrechnung zukommen lassen müssen, sodass für ihn nachvollziehbar ist, warum und wie viel von der Kaution abgezogen bzw. mit der gegen ihn bestehenden Ersatzforderung verrechnet wird.
Der Mieter hat keine rechtliche Grundlage dafür, sich seine Kaution durch sogenanntes “Abwohnen” selbst zurückzuholen. Angenommen, die Kaution beträgt die dreifache Kaltmiete, so darf er nicht in den letzten drei Monaten des Mietverhältnisses die Zahlung der Miete einstellen bzw. seinen Rückzahlungsanspruch mit offenen Mietforderungen des Vermieters aufrechnen. Als Vermieter sollten Sie also unbedingt auf die Mietzahlung bestehen und ein Abwohnen der Kaution durch den Mieter nicht akzeptieren. Andernfalls begeben Sie sich in die Gefahr, dass die Kaution vollständig für die letzten Mietzahlungen in Anspruch genommen wird und damit nicht mehr zur Deckung etwaiger weiterer Ansprüche gegen den Mieter zur Verfügung steht.
Als Vermieter sind Sie dem Grunde nach nicht nur zur Rückzahlung der Kaution verpflichtet, sondern auch zur Erstellung einer schriftlichen Kautionsabrechnung. Dies ist Voraussetzung für eine rechtmäßige Inanspruchnahme der Kaution. Im Fall einer Barkaution müssen folgende Angaben enthalten sein:
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Die Rückzahlung der Kaution birgt viel Konfliktpotenzial zwischen Mieter und Vermieter. Vor allem bezüglich des Zeitpunkts der Rückzahlung gehen die Ansichten hier oft auseinander. Um etwaigen Konflikten vorzubeugen, sollten Sie als Vermieter innerhalb der Ihnen zustehenden Frist alles Mögliche und Zumutbare unternehmen, um eine baldige Rückzahlung der Mietkaution zu ermöglichen. Insbesondere sollte die finale Betriebskostenabrechnung so bald wie möglich nach dem Ende der Abrechnungsperiode erstellt werden. Allerdings gilt auch, dass Sie sich von sehr ungeduldigen Mietern nicht unter Druck setzen und zu einer voreiligen Rückzahlung der Mietkaution drängen lassen sollen.
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