Das Kautionssammelkonto als Mietkautionskonto: Dies sind die Vorteile für Vermieter & Verwalter

Eine der zentralen Aufgaben einer Immobilienverwaltung besteht in der Abwicklung aller Angelegenheiten, die rund um die Mietkaution anfallen, so auch die Anlage des Betrags auf einem Mietkautionskonto. Bei einer größeren Anzahl von Objekten und Mietverhältnissen fallen auch dementsprechend viele Mietkautionen an. Um dabei den Überblick zu behalten und die Verwaltung der Beträge möglichst effizient zu gestalten, bietet sich die Anlage auf einem Kautionssammelkonto an. Erfahren Sie, wodurch sich ein Sammelkonto für Kautionen auszeichnet und was der Vermieter bei der Nutzung eines Kautionssammelkontos beachten muss.

Was ist ein Kautionssammelkonto? – Definition & Bedeutung

Grundsätzlich ist eine Mietkaution vom Vermieter bzw. dessen Immobilienverwalter auf einem dafür vorgesehenen Konto insolvenzfest und verzinslich anzulegen. Die Kaution muss also getrennt vom übrigen Vermögen des Vermieters verwaltet werden und keinesfalls darf es zu einer Vermengung mit eigenen Geldern kommen. Andernfalls kann unter Umständen die Gefahr einer Strafbarkeit wegen Untreue nach § 266 StGB im Raum stehen. Bezüglich der Zahlung der Kaution darf der Mieter ausdrücklich vom Vermieter die Benennung eines insolvenzfesten Kautionskontos verlangen. Diese Definition des Mietkontos gilt auch und besonders für ein Kautionssammelkonto, auf dem die Kautionen mehrerer Mieter angelegt werden können. Es muss sich demnach um ein Treuhandkonto handeln, auf dem sich die Kautionsbeträge der Mieter als sogenanntes „Treugut“ nicht mit dem Vermögen des Vermieters vermischen können.

Die wichtigsten Merkmale von modernen Kautionssammelkonten im Überblick

Welche Merkmale und Eigenschaften kennzeichnen moderne Kautionssammelkonten? Worauf sollte ein Immobilienverwalter bei der Auswahl eines Anbieters achten? Die wichtigsten Punkt fassen wir an dieser Stelle für Sie zusammen.

• Teilweise verfügen moderne Online-Lösungen im Bereich der Kautionssammelkonten bereits über eine eigene webbasierte Plattform. Daneben gibt es aber auch Angebote, bei denen auf die Leistungen einer Fremdplattform zurückgegriffen wird.
• Nach der Eröffnung eines Kautionssammelkontos können einzelne – meist virtuelle – Unterkonten erzeugt werden.
• Die Zuordnung der Kautionszahlung erfolgt bei fast allen Anbietern auf Basis einer Mieternummer, die im Verwendungszweck angegeben werden muss. Sollte die Angabe allerdings fehlen, kann der Verwalter die Zahlung auch noch manuell zuordnen.
• Unmittelbar nach Eingang der Mietkaution und ihrer (teilweise) automatischen Zuordnung beginnt deren Verzinsung.
• Über die Webplattform bzw. eine externe Software ist in der Regel eine direkte Erstellung der Steuerbescheide für die einzelnen Mieter möglich.

Was sind die Unterschiede zwischen einem Kautionssammelkonto und einem regulären Kautionskonto für Vermieter & Verwalter?

Auf einem herkömmlichen Kautionskonto ist die Kaution eines einzigen Mieters angelegt. Im Unterschied dazu dient ein Kautionssammelkonto der Anlage der Mietkautionsbeträge mehrerer Mietparteien, was den Vorteil hat, mehrere Mietverhältnisse über ein und dasselbe Konto verwalten zu können. Aus diesem wesentlichen Unterschied ergeben sich für den Vermieter weitere Details in Bezug auf die Verzinsung der Mietkautionen und deren Besteuerung, denn im Fall eines Kautionssammelkontos ist es nicht möglich, dem Geldinstitut zu jedem Kautionszinsertrag einen Freistellungsauftrag zu erteilen. Die betreffende Bank oder Sparkasse wird also die anfallende Kapitalertragsteuer einbehalten und dem Vermieter einen entsprechenden Steuerbescheid darüber zukommen lassen. Der Vermieter ist nunmehr gegenüber dem Finanzamt zur jährlichen Abgabe einer Erklärung bezüglich der einheitlichen und gesonderten Feststellung der Einkünfte aus Kapitalvermögen seiner Mieter verpflichtet. Um dies zu vermeiden, kann der Vermieter allerdings beim Finanzamt einen negativen Feststellungsbescheid beantragen und muss diesen nach Erhalt jedem Mieter in Kopie zur Verfügung stellen. Die Zinserträge und der jeweilige Zinsabschlag müssen dann den Mietern zugeordnet werden, so dass der einzelne Mieter den auf ihn entfallenden Anteil im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung angeben kann. Moderne Anbieter von Kautionssammelkonten bieten mit der Automatisierung dieses Schritts jedoch auch hierfür bereits eine passende Lösung an. So lassen sich die individuellen Abrechnungen dann ganz einfach auf Basis des jeweiligen Mietverhältnisses erstellen.

Vorteile eines Kautionssammelkontos für Vermieter & Verwalter

Der wesentliche Vorteil eines Kautionssammelkontos besteht darin, dass alle mit einem Mietshaus oder dem gesamten Portfolio verbundenen Mietkautionen auf einem einheitlichen Konto angelegt und verwaltet werden können und nicht für jeden einzelnen Mieter ein separates Kautionskonto eröffnet werden muss. Für den Vermieter bzw. die für ihn tätige Immobilienverwaltung reduzieren sich der Arbeitsaufwand und die Kosten der Kontoführung insofern also beträchtlich. Dies gilt umso mehr, wenn die Immobilienverwaltung für eine Vielzahl von Mietshäusern und damit große Mietwohnungsbestände zuständig ist. Doch nicht nur in puncto Kontoeröffnung, sondern auch in der Verwaltung der Mietkautionen erweist sich ein Kautionssammelkonto gegenüber einem herkömmlichen Kautionskonto häufig als effizienter und übersichtlicher. Dieses Potenzial entfaltet sich insbesondere dann, wenn sich Prozesse, wie beispielsweise die Aufstellung individueller Abrechnungen der Kautionszinserträge, mit dem Kautionssammelkonto automatisieren lassen. Entsprechende Features und Funktionen sind bereits in einigen modernen Angeboten enthalten. Handelt es sich zudem um ein auch online verfügbares Konto, gelingt die Verwaltung der Mietkautionen auch ganz einfach zeit- und ortsunabhängig. Möchten Sie mehr über die Bedingungen und Voraussetzungen für die Eröffnung eines Kautionssammelkonto erfahren, haben wir in unserem weiterführenden Beitrag alles Wichtige für Sie zusammengefasst.

FAQs – Häufige Fragen & Probleme im Zusammenhang mit dem Kautionssammelkonto

Was kostet ein Kautionssammelkonto?

Die Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da die Kosten für ein Kautionssammelkonto von Kreditinstitut zu Kreditinstitut variieren können. Darüber hinaus bieten viele Kreditinstitute gar keine Kautionssammelkonten an, sondern verlangen die Anlage auf separaten Kautionskonten, bei denen jeweils hohe Kontoeröffnungsgebühren von bis zu 50 Euro anfallen können.

Wer trägt die Kosten für ein Kautionssammelkonto? – Mieter oder Vermieter

Die Frage, wer die Kontogebühren im Zusammenhang mit der Veranlagung der Mietkaution zu tragen hat, stellt sich bereits im Fall eines einfachen Mietkautionskontos und lässt sich daher gewissermaßen auf das Kautionssammelkonto übertragen. Da der Vermieter Treuhänder der vom Mieter gezahlten Kaution ist und es zu seinen Aufgaben gehört, diese gesetzeskonform anzulegen, werden die diesbezüglich entstehenden Kontoführungsgebühren überwiegend als Verwaltungskosten verstanden. Diese Kosten werden im Regelfall aber schon durch die Zahlung der Miete abgedeckt. Demnach hat der Vermieter die Gebühren der Kontoführung bei einem regulären Kautionskonto oder einem Kautionssammelkonto üblicherweise selbst zu tragen und kann diese nicht auf den Mieter umlegen.